跟進的訂單因疏忽而導致公司虧損，這樣的后果會被扣錢嗎？這事說起來沉重，但確實是個需要我們每一個外貿(mào)從業(yè)者認真思考和防范的問題。

印象最深的一次類似事件，是發(fā)生在疫情前1到2年的某個時候。當時，工廠的增值稅專用發(fā)票（增票）開過來了，但操作員疏忽大意，把它放在了一堆文件底下，結(jié)果這一放就是一年。由于出口退稅申報需要在報關(guān)單所在年的次年4月份之前申報，這次因為操作疏忽導致退稅逾期沒法申報，直接導致15萬的退稅徹底泡湯了。打個比方，假設(shè)今年是2024年，所有在2024年報關(guān)出口的貨物，必須在2025年4月之前申請退稅，逾期將無法再享受退稅優(yōu)惠。

在這次事件中，不僅是操作員的疏忽，客戶、單證操作員、客服經(jīng)理、財務(wù)以及銷售員也都存在失職。客戶沒有及時跟進發(fā)票進度，單證操作員和客服經(jīng)理沒有督促整理文件，財務(wù)沒有對退稅資料及時核對，銷售員也未能有效溝通。這些環(huán)節(jié)的失誤疊加，最終導致了整整15萬元的退稅損失。

結(jié)果如何呢？自然是有人要承擔責任。操作員被罰了2000元，客服經(jīng)理被罰了2萬元，操作1部的團隊獎金全扣，剩下的損失由銷售員承擔。而客戶方面也非常通情達理，雖然作為服務(wù)公司，我們應(yīng)當負全責，但客戶愿意承擔一部分責任，支付了雙倍的服務(wù)費以彌補損失。

這個教訓帶來的改變

從那之后，我們公司每年2月至3月間都會進行退稅管理的專項檢查。財務(wù)部門在這段時間里會對兩邊的賬目進行全面梳理，確保所有前年出口但尚未收到增票和未完成退稅的單子都得到妥善處理。通過這樣的管理措施，我們避免了類似失誤的再次發(fā)生，也在一定程度上提高了各部門的協(xié)作效率和風險意識。

如何避免類似失誤？

1. 文件管理規(guī)范化：文件堆積是問題的根源之一，確保所有文件得到及時整理和歸檔，建立標準化的文件管理流程尤為重要。
2. 各部門溝通協(xié)作：每個環(huán)節(jié)的工作都互相關(guān)聯(lián)，退稅需要單證、客戶、財務(wù)等多方的協(xié)作，任何一方的疏忽都可能導致全局失敗。因此，加強跨部門的溝通和協(xié)作機制，設(shè)立專門的提醒流程，是避免此類失誤的重要手段。
3. 關(guān)鍵節(jié)點的提醒機制：退稅申報具有明確的時間節(jié)點，錯過即無法挽回。建議企業(yè)可以通過內(nèi)部ERP系統(tǒng)、電子郵件或其他工具設(shè)置關(guān)鍵時間點的自動提醒，確保每一個重要節(jié)點都能得到及時關(guān)注。

結(jié)語

外貿(mào)工作中，每一個細節(jié)都可能影響到企業(yè)的整體效益，尤其是涉及到出口退稅等資金往來的重要環(huán)節(jié)。每次失誤都會帶來代價，有時候是金錢上的損失，有時候是客戶關(guān)系的破裂。但我們可以從這些經(jīng)驗中不斷學習，改進流程、加強管理，最終減少未來的失誤發(fā)生。

希望大家都能從這個教訓中吸取經(jīng)驗，做到未雨綢繆，在外貿(mào)的復(fù)雜流程中步步為營。畢竟，規(guī)范化的管理和細致入微的態(tài)度，才是我們在國際貿(mào)易舞臺上站穩(wěn)腳跟的根本。